”Vi har tagit upp arbetsbelastningen på tre arbetsplatsträffar nu, och chefen säger varje gång att det ska ses över. Kan skyddsombudet göra något mer än att fråga igen?” Ungefär så brukar frågan låta när den till slut når förbundet. Den som ställer den har oftast redan förstått att det inte hjälper att säga samma sak högre på nästa möte. Det som saknas är en bild av vilka verktyg som finns och i vilken ordning de brukar användas.
Jo, skyddsombudet kan göra betydligt mer. Men det fungerar bäst om frågan först flyttas från en känsla av att det är för mycket till något som går att pröva mot regler.
Från känsla till föreskrift
Att arbetsbelastning alls går att pröva på det sättet är relativt nytt. Länge behandlades hög arbetsbelastning som en fråga om organisation och budget, alltså något arbetsgivaren bestämde över och som skyddsombudet möjligen kunde påpeka. Det ändrades när Arbetsmiljöverket gav ut föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö, AFS 2015:4. De gjorde det uttryckligt att arbetsgivaren ska se till att arbetsuppgifter och befogenheter inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning, och att resurserna ska vara anpassade efter kraven i arbetet.
Föreskriften gick längre än så. Den kräver att chefer och arbetsledare har kunskap om hur ohälsosam arbetsbelastning förebyggs och hanteras, och den pekar ut att det ska vara tydligt vad som ska prioriteras när resurserna inte räcker. Den sista punkten är den som oftast glöms bort i praktiken, och den är ofta den mest användbara för ett skyddsombud. ”Gör det ni hinner” är inte en prioritering i föreskriftens mening.
När Arbetsmiljöverket gjorde om hela sin föreskriftsstruktur flyttades innehållet in i en bredare föreskrift om hur arbetsmiljöarbetet planeras och organiseras. Numreringen ändrades, men kraven försvann inte. Den som hänvisar till den gamla beteckningen i ett brev blir förstådd, men det ser bättre ut att kontrollera den aktuella lydelsen hos Arbetsmiljöverket innan något lämnas in skriftligt.
Skillnaden märks i hur ett påstående kan bemötas. ”Alla är stressade” går att vifta bort. ”Vi har inte fått besked om vad som ska prioriteras när två handläggare är borta, och föreskriften kräver att det finns” är svårare att svara ”det ska ses över” på, och just den sortens formulering väcker frågan om när det är dags att sluta prata och börja skriva.
Var gränsen går mellan en tung höst och ohälsa
Någon tidsgräns för det ger föreskriften inte. En kort period av hög belastning före ett bokslut eller under en omorganisation är inte automatiskt ohälsosam. Föreskriften handlar om belastning som pågår över tid utan att det finns utrymme för återhämtning, och det är just den bedömningen som brukar skilja sig mellan parterna.
En chef kan se samma situation som en tung höst som snart är över. Ett skyddsombud som ser att tre personer har varit sjukskrivna under ett år, att övertiden aldrig tas ut i ledighet och att vissa uppgifter tyst har slutat göras kan landa i en helt annan slutsats. Ingen av dem behöver vara ute efter att vinna en poäng. Vem som har rätt beror på hur länge läget har pågått, om resurserna faktiskt har justerats och om det finns ett slut i sikte som går att peka på i en planering, inte bara i ett löfte.
Därför är dokumentationen avgörande innan nästa steg tas. Det behöver inte vara avancerat. Anteckningar från arbetsplatsträffarna där frågan togs upp, uppgifter om övertid och sjukfrånvaro om de finns tillgängliga, svar från medarbetarenkäter och en enkel lista över arbetsuppgifter som har skjutits upp räcker långt. Ett mönster över flera månader väger tyngre än en enskild dålig vecka.
Skyddsombud på mindre arbetsplatser gör ofta misstaget att vänta för länge, eftersom de inte vill förstöra relationen till en chef de i övrigt tycker om. Det är begripligt. Men ju längre frågan bara har funnits muntligt, desto lättare blir det för arbetsgivaren att hävda att den aldrig har lyfts formellt.
Begäran enligt 6 kap. 6 a §
När underlaget väl finns är det lagen, inte föreskriften, som anvisar vägen vidare. Arbetsmiljölagen ger skyddsombudet en möjlighet som många förtroendevalda känner till men sällan använder: en skriftlig begäran om undersökning eller åtgärd. Den är inte en konflikthandling i sig, även om den ibland uppfattas så. Den är det sätt lagen anvisar för att en arbetsmiljöfråga ska få ett besked i stället för ett löfte.
- Muntlig framställan: frågan tas upp med närmaste chef, och svaret antecknas med datum. Det har i det här fallet redan skett tre gånger.
- Skriftlig begäran: skyddsombudet beskriver problemet, hänvisar till 6 kap. 6 a § arbetsmiljölagen och till föreskriftens krav på arbetsbelastning och prioritering, och anger vad som begärs, till exempel en riskbedömning av arbetsbelastningen i gruppen.
- Bekräftelse och besked: arbetsgivaren ska genast bekräfta att begäran har tagits emot och utan dröjsmål lämna besked om vad som kommer att göras.
- Prövning hos Arbetsmiljöverket: om besked uteblir inom skälig tid, eller om skyddsombudet inte är nöjt med svaret, kan skyddsombudet begära att myndigheten prövar om arbetsgivaren ska föreläggas att vidta åtgärder.
- Uppföljning: det som utlovas ska in i handlingsplanen i det systematiska arbetsmiljöarbetet, med ansvarig person och datum för uppföljning, så att frågan inte glider tillbaka till ”ses över”.
Steg tre och fyra är där det brukar uppstå tvekan. Vad är skälig tid? Lagen anger ingen siffra, och det beror på hur brådskande risken är. En begäran om att utreda arbetsbelastningen inför en lång period med vakanser kräver snabbare svar än en begäran om att se över rutinerna inför nästa år.
Det är också här förbundet gör störst skillnad. Ett huvudskyddsombud eller en ombudsman kan läsa underlaget innan det lämnas in, se till att begäran är formulerad så att den går att pröva, och stå bakom skyddsombudet om arbetsgivaren reagerar illa. Den som har ett regionalt skyddsombud kopplat till arbetsplatsen har dessutom någon att lämna över till om relationen på plats blir för ansträngd. Hos Stbutiken.se, som arbetar med fackligt stöd i arbetsmiljöfrågor, beskrivs ordningen ungefär så: anteckningarna först, brevet sedan, och en genomläsning av förbundet innan något skickas.
Också chefen behöver ett papper
Att arbetsgivaren reagerar illa betyder inte alltid att chefen på plats är problemet. Den som svarar ”det ska ses över” har ofta inte mandat att svara något annat. Arbetsmiljöansvaret ligger på arbetsgivaren, och uppgifterna fördelas nedåt i organisationen. Har chefen fått ansvaret för arbetsmiljön men inte budgeten för att anställa eller befogenheten att stryka uppgifter, så sitter hen i samma kläm som medarbetarna.
Föreskriften tar faktiskt höjd för det. Den som får arbetsmiljöuppgifter ska ha befogenheter, resurser och kunskaper för att klara dem. Uppgifter som chefen inte kan hantera ska lämnas tillbaka uppåt. I det läget blir skyddsombudets skriftliga begäran inte ett angrepp på chefen utan ett dokument chefen kan ta med sig till sin egen chef. Det kan till och med tas emot med en viss lättnad, eftersom frågan då äntligen går att peka på.
Det betyder inte att det alltid går smidigt. Vissa arbetsgivare uppfattar en begäran enligt 6 a § som ett tecken på misstro och svarar defensivt. Om det är värt det är en bedömning som skyddsombudet och förbundet får göra tillsammans, och den beror mycket på hur länge problemet har pågått och vad som står på spel för dem som är kvar i arbetsgruppen.
Det finns dessutom en invändning mot hela upplägget som förtjänar att tas på allvar. På en arbetsplats med en handfull anställda och en chef som i övrigt lyssnar kan ett formellt brev kosta mer i förtroende än det ger i besked, och en fjärde muntlig runda, den här gången med underlaget på bordet, kan ibland vara det klokare draget. Den här texten lutar åt att skriva, men det är en lutning och ingen regel.
Där brevet väl skickas är det svårt att avfärda som personlig irritation, så länge det bygger på datum, anteckningar och en paragraf. Nästa samtal med chefen kommer då att handla om vad som ska prioriteras bort och vem som skriver in det i handlingsplanen, inte längre om huruvida det finns ett problem.
Noter
- Arbetsmiljölagen (1977:1160), 6 kap. 6 a §, om skyddsombudets rätt att begära undersökning eller åtgärd och att vända sig till Arbetsmiljöverket.
- Arbetsmiljöverket, föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4), vars innehåll vid omarbetningen av föreskriftsstrukturen fördes in i föreskriften om planering och organisering av arbetsmiljöarbetet. Aktuell lydelse på av.se.
- Stbutiken.se, om fackligt stöd och arbetsmiljöarbete för förtroendevalda.